Trong Google Workspace, Bộ nhớ chung (Shared Drive) rất linh hoạt vì dữ liệu được quản lý theo doanh nghiệp/nhóm, thay vì phụ thuộc vào tài khoản của một nhân viên.
Sở hữu dữ liệu: File thuộc về nhóm/doanh nghiệp, không thuộc riêng một nhân viên.
Nhân viên nghỉ việc: Khi nhân viên rời công ty, file trong Shared Drive vẫn được giữ lại, không mất theo tài khoản cá nhân.
Phân quyền: Có thể phân quyền theo vai trò: Manager, Content manager, Contributor, Commenter, Viewer.
Chia sẻ nội bộ: Có thể thêm từng nhân viên hoặc Google Group vào Shared Drive.
Chia sẻ bên ngoài: Doanh nghiệp có thể cho phép hoặc hạn chế chia sẻ với người ngoài tùy chính sách Admin.
Thư mục riêng: Có thể tạo Limited-access folder để giới hạn một số tài liệu nhạy cảm chỉ cho một nhóm người.
Làm việc nhóm: Nhiều người có thể cùng truy cập, chỉnh sửa và quản lý tài liệu từ máy tính hoặc thiết bị di động.
Quản lý tập trung: Admin/Manager có thể thêm, xóa thành viên và thay đổi quyền truy cập.
Mở rộng: Có thể tạo nhiều Shared Drive theo phòng ban, dự án, khách hàng hoặc bộ phận. Google cũng khuyến nghị tách Shared Drive theo mục đích sử dụng.