Nhân viên nghỉ việc không đồng nghĩa với việc doanh nghiệp mất dữ liệu. Với Google Workspace, Admin có thể kiểm soát tài khoản, chuyển giao dữ liệu công việc và thu hồi quyền truy cập. Đặc biệt, dữ liệu được lưu trên Shared Drive vẫn thuộc về tổ chức và không phụ thuộc vào tài khoản của nhân viên.
Trong Google Workspace, khi nhân viên nghỉ việc, doanh nghiệp có thể thu hồi quyền truy cập, giữ lại dữ liệu và chuyển giao dữ liệu công việc cho nhân viên khác hoặc bộ phận quản lý.
Một nội dung rất quan trọng trong quy trình Offboarding nhân viên.
Tài khoản nhân viên: Tạm ngưng hoặc lưu trữ tài khoản để ngăn đăng nhập.
Gmail: Giữ lại email, chuyển/migrate dữ liệu email hoặc thiết lập chuyển tiếp phù hợp.
Google Drive – My Drive: Chuyển quyền sở hữu file cho nhân viên khác/Admin.
Shared Drive: Dữ liệu thuộc tổ chức/team nên vẫn được giữ khi nhân viên nghỉ.
Google Calendar: Có thể chuyển dữ liệu/lịch cần thiết.
Google Meet: Có thể giữ các bản ghi Meet được lưu trong Drive tùy nơi lưu trữ/quyền sở hữu.
Google Chat: Có thể áp dụng chính sách lưu giữ dữ liệu phù hợp.
Quyền truy cập: Thu hồi quyền đăng nhập, Drive, Gmail, Meet, Chat…
Dữ liệu nhân viên: Có thể chuyển giao, lưu trữ hoặc xóa theo chính sách doanh nghiệp.